Was ist eine Business Rules Engine?

Eine Business Rules Engine (BRE) ist ein Tool zur Automatisierung und zentralen Verwaltung von Geschäftsprozessen und -regeln eines Unternehmens. Geschäftsregeln, die auf Logiken basieren, können flexibel definiert, ergänzt, geändert, analysiert und überprüft werden. Aktionen werden anhand festgelegter „WENN-DANN“-Bedingungen ausgeführt und schaffen eine Wiederverwendbarkeit, die die manuelle Datenpflege ablöst. Vor allem sorgt eine Business Rules Engine für eine schnellere Abwicklung von wiederkehrenden Aufgaben und Regeländerungen durch Prozessautomatisierung.

Eine Business Rules Engine nutzt importierte Daten als Grundlage für die Geschäftsregeln. Diese Regeln können wiederum mit verschiedenen Anwendungen verknüpft werden, um dort die gewünschten Aktionen auszulösen.

Ein Business Rules Management System (BRMS) ist die Plattform, in der Geschäftsregeln durch eine Rules Engine (losgelöst von den verwendeten Anwendungen) aufgestellt und ausgelöst werden können. Im BRMS werden die Geschäftsregeln letztendlich gespeichert und zentral verwaltet, unabhängig von externen Programmen und Anwendungen. Besonders für die Arbeit mit großen und verschiedenen Datenbanken bietet eine Business Rules Engine einen enormen Vorteil für Unternehmen, da sie Zeit, Kosten und Ressourcen sparen können.

Was sind Geschäftsregeln?

Jeden Tag müssen Millionen von Entscheidungen getroffen werden. Das geschieht in den meisten Fällen aufgrund von Regeln, die für das Geschäftssystem und eine definierte Entscheidungslogik festgelegt wurden. Geschäftsregeln, auch Business-Rules genannt, befinden sich in so gut wie jedem Bereich eines Unternehmens und sind so vielfältig wie das Unternehmen selbst. Geschäftsregeln beschreiben häufig Regeln, die zur Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen benötigt werden. Durch einfache Wenn-Dann-Bedingungen können Geschäftsregeln Prozesse vereinfachen und diese schneller durchführen.

Beispiele für Geschäftsregeln:

• Der Vertrieb eines Unternehmens muss den Kreditrahmen für einen neuen Kunden festlegen
• Die Personalabteilung muss entscheiden, ob ein Bewerber weiter im Bewerbungsprozess berücksichtigt wird
• Es muss überprüft werden, ob alle Richtlinien eingehalten werden
• Der Einkauf eines Unternehmens muss bestimmen, ob ein Lieferant für bestimmte Anforderungen geeignet ist

Ein konkretes Beispiel einer Geschäftsregel aus dem Kundenservice könnte so aussehen:

WENN sich ein Kunde auf der FAQ-Seite eines Unternehmens bewegt,

DANN wird die Unterstützung durch einen Chat-Bot angeboten.

Das Anfragevolumen sinkt somit, da viele Fragen womöglich schon vorab durch den automatisierten Chat-Bot beantwortet werden, was zu einer Entlastung der zuständigen Mitarbeiter führt.

Was sind die Vorteile einer Business Rules Engine?

Eine Business Rules Engine automatisiert Geschäftsregeln und -prozesse, sodass dynamische Prozesse entstehen und diese schnell und flexibel gestaltet werden können. Aufgrund dieser anpassbaren Regeln, entsteht eine Wiederverwendbarkeit, die firmenweit umgesetzt werden kann und zuvor genutzte Listen ablöst. Die Multi-Source-Steuerung ermöglicht Unternehmen, auf Basis neutraler Daten aus unterschiedlichsten Quellen Prozesse zu automatisieren. Diese Daten und Prozesse können mithilfe einer BRE analysiert, optimiert und gleichermaßen für Ergebnisse messbar werden. Eine Business Rules Engine bietet eine gesteigerte Unabhängigkeit von der IT-Abteilung, indem Regeln einfach definiert und geändert werden können. Änderungen und Reaktionen können somit zeitgleich und individuell erfolgen. Fehler, die oft durch manuelle Datenpflege entstehen, werden reduziert und es wird mehr Zeit für weitere Tätigkeiten geschaffen. Aus der Fehlerminimierung und dem konsequenten Einhalten von Richtlinien resultiert eine erhöhte Sicherheit. Auch in wachsenden Technologien wie Künstliche Intelligenz können Business Rules Engines verwendet werden, um die komplexen Logiken der Systeme einfacher zu steuern. Eine Business Rules Engine ist vielseitig einsetzbar, denn automatisierte Prozesse können sich zum Beispiel in der Preisgestaltung eines Online-Shops, in Freigabeprozessen bei Reisekostenabrechnungen oder in der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien wiederfinden.

Business Rules Engine vs. Workflow Engine

Eine Business Rules Engine wird häufig mit einer Workflow Engine verwechselt – beide automatisieren Geschäftsprozesse, lösen aber unterschiedliche Probleme. Die Workflow Engine steuert den Ablauf: Sie sorgt dafür, dass Prozessschritte in der richtigen Reihenfolge bei den richtigen Personen oder Systemen landen. Die Business Rules Engine dagegen steuert die Entscheidungslogik: Sie legt fest, welche Aktion unter welchen Bedingungen ausgelöst wird – unabhängig davon, in welcher Reihenfolge das passiert.

Ein Beispiel: Beim Mitarbeiter-Onboarding gibt eine Workflow Engine die Reihenfolge vor (Vertrag versenden → Zugänge anlegen → Einführungstermin setzen). Welche Zugänge dabei konkret vergeben werden, entscheidet oft eine Rules Engine anhand von Rolle, Standort und Abteilung. In der Praxis ergänzen sich beide meistens, statt sich zu ersetzen.

Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Vergleichstabelle findest du hier: Workflow Engine vs. Rules Engine – Unterschiede, Gemeinsamkeiten & welche ihr braucht.

Was kann swoox.io?

swoox.io ist eine no-code Business Rules Engine, die große Datenmengen mit unterschiedlich aufgebauten Datensätzen durchsuchen, filtern, strukturieren, vergleichen und geknüpft an logische Bedingungen bearbeiten kann. Auf dieser Daten-Grundlage entstehen Prozesse, die digitalisiert und automatisiert werden können. Mit mehr als 100 Konnektoren bietet swoox.io ein weites Spektrum an Möglichkeiten, um Daten zu nutzen und sie auch für Analysezwecke zu verwenden. Ob im Marketing, Kundenservice oder der dynamischen Preisgestaltung, mit swoox.io kann jeder Prozess auf Basis von Daten automatisiert werden, denn swoox.io ist universell einsetzbar. Anhand von swoox.io können diverse wertvolle Parameter wie Kundenbedürfnisse und Qualitätsprüfung berücksichtigt und in Geschäftsprozesse integriert werden. Durch das Trennen des Ausführungscodes vom restlichen Geschäftsprozess-Management können Regeln auch ohne Programmierkenntnisse geändert werden und eine Unabhängigkeit von der IT-Abteilung erzielen.

swoox.io ist einfach in eine bestehende Unternehmensstruktur implementierbar, einfach in der Anwendung und vereinfacht somit fortwährende Aufgaben, sodass mehr Zeit und Raum für weitere wertvolle Tätigkeiten geschaffen werden.

So funktioniert das in der Praxis: der swoox.io Rules Manager

Der Rules Manager ist die Business-Rules-Engine-Komponente der swoox.io Plattform und macht die oben beschriebenen Prinzipien konkret nutzbar – ganz ohne Programmierkenntnisse:

• Segment Tree: Daten werden hierarchisch in Segmente unterteilt, sodass komplexe Zielgruppen oder Datensätze strukturiert abgebildet werden können.
• Filter Builder: Regeln und Filterbedingungen lassen sich visuell zusammenstellen, um Datensätze nach beliebigen Kriterien zu segmentieren.
• Action Editor: Für jedes erfüllte Regelwerk wird festgelegt, welche Aktion ausgelöst wird – etwa die Übergabe an eine Workflow Engine oder ein angeschlossenes System.
• Scheduler: Regelsets lassen sich zeitplangesteuert durchlaufen, sodass große Datenmengen automatisch und regelmäßig aktualisiert werden.

So entstehen aus rohen Unternehmensdaten nutzbare, ständig aktuelle Segmente – etwa für dynamische Preisgestaltung, automatisierte Freigabeprozesse oder personalisierte Kundenansprache.

Mehr über den Rules Manager und alle weiteren swoox.io Apps: swoox.io Apps – Rules Manager