Wie der Reiseveranstalter vtours seine Buchhaltungsprozesse automatisiert und Kunden begeistert

Branche: Tourismus

Abteilungen: Buchhaltung, Backoffice, Kundenservice

Branche: Tourismus

Abteilungen: Buchhaltung, Backoffice, Kundenservice

Ausgangssituation

Komplexe Prozesse in einem dynamischen Umfeld

vtours, ein Tochterunternehmen der Schweizer Hotelplan Gruppe, zählt zu den führenden Pauschalreiseveranstalter im deutschsprachigen Raum. Mit über 500.000 Buchungen und rund 400.000 Zahlungseingängen pro Jahr war die Buchhaltung stark gefordert. Gleichzeitig erwarteten Kundinnen und Kunden schnelle, transparente und verlässliche Kommunikation – insbesondere bei Zahlungsfragen, Stornos oder kurzfristigen Änderungen.

500.000

Jährliche Buchungen

400.000

Zahlungseingänge von Gästen

Herausforderungen

Hohe Anforderungen an Geschwindigkeit und Flexibilität

Die bestehenden Systeme konnten den wachsenden Anforderungen an Geschwindigkeit, Genauigkeit und Flexibilität nicht mehr gerecht werden. Besonders im Zusammenspiel von Buchhaltung, Dokumentenmanagement und Kundenkommunikation zeigten sich zentrale Herausforderungen:

Buchungsvorgänge über zahlreiche Systeme hinweg, was zu Medienbrüchen und hohem Abstimmungsaufwand führte
Verarbeitung großer Mengen an Reiseunterlagen, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen wie Hotelbuchungen, Flughafentransfers, Fluglinien, Wetterdiensten sowie geopolitischen und kulturellen Daten integrieren mussten
Manuelle Erstellung und Versand von Rechnungen, Stornos und Zahlungsbestätigungen, was fehleranfällig und zeitintensiv war
Bereitstellung umfangreicher, korrekter Informationen für Gäste, insbesondere bei kurzfristigen Änderungen oder Sonderfällen
Hoher Automatisierungsbedarf für den Versand von E-Mails, Benachrichtigungen und Zahlungsinformationen
Unflexible, schwer wartbare IT-Systeme, die bei jeder Prozessanpassung technische Unterstützung erforderten
Fehlende Möglichkeit zur eigenständigen Prozessadministration durch Fachabteilungen – Änderungen waren nur über die IT realisierbar
Fehlende zentrale Dokumentation und Transparenz über bestehende Prozesse, was die Nachvollziehbarkeit und Skalierbarkeit einschränkte

Vorteile der Automatisierung

Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren, profitieren gleich mehrfach: Kosten sinken, Abläufe werden schneller und Mitarbeitende können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Zahlen aus verschiedenen Branchen zeigen, wie deutlich sich diese Effekte in Effizienz und Servicequalität widerspiegeln.

30 - 40%

geringere Betriebskosten

durch Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und Mahnwesen, weniger manuelle Aufwände, weniger Fehlerkosten.

45 - 55%

schnellere Abläufe

für Rechnungen, Stornos, Zahlungsbestätigungen etc.

40 - 60%

Produktivitätssteigerung

pro Mitarbeiter/in in Backoffice & Kundenservice dank Automatisierung repetitiver Aufgaben und standardisierter Workflows.

Screenshot eines Workflows für den Rechnungshauptprozess

Lösung mit swoox.io

Automatisierte Buchhaltungs- und Kommunikationsprozesse mit swoox.io

Mit der Einführung der Prozessautomatisierungsplattform swoox.io konnte vtours seine buchhalterischen Abläufe digitalisieren und gleichzeitig die Kundenkommunikation professionalisieren. Die Plattform bildet zentrale Finanzprozesse ab und sorgt für eine durchgängige Automatisierung – von der Rechnungserstellung bis zur Mahnung, inklusive personalisierter Kommunikation.

Umgesetzte Workflows

Automatisierte Erstellung und Versand von Reisebestätigungen, Rechnungen, Stornos und Zahlungsbestätigungen
Verwaltung und Versand von Reiseunterlagen
Automatisierte Infomails bei Änderungen, beispielsweise bei kurzfristigen Streiks
Zahlungseingangsverarbeitung mit automatischer Zuordnung
Dynamisches Mahnwesen mit Eskalationsstufen und Kundenbenachrichtigung
Buchungslisten und Reports für interne und externe Partner
Alertings bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Zahlungen

Die BPMN-basierte Oberfläche ermöglicht es den Fachabteilungen, Prozesse eigenständig zu modellieren und anzupassen – ohne IT-Kenntnisse.

Verwendete Apps

Mehrwerte

Transparente Buchhaltung trifft auf moderne Kundenkommunikation

Durch den Einsatz von swoox.io konnte vtours seine Prozesse nachhaltig verbessern:

Reduzierung manueller Tätigkeiten durch standardisierte Workflows
Automatisierte Kommunikation bei Zahlungsstatus, Mahnungen und Dokumenten
Höhere Kundenzufriedenheit durch klare und zeitnahe Informationen
Gestiegene Flexibilität: Änderungen an Prozessen in kürzester Zeit ohne technisches Know-how
Schnelle Reaktionsfähigkeit: Spontane Anpassungen, z. B. aufgrund von Flugstornierungen, können sofort umgesetzt werden
Entlastung der Mitarbeitenden: Standardisierte Workflows reduzieren manuelle Aufwände und steigern die Produktivität

Wer ist vtours?

Vtours wurde 2004 gegründet und gehört mit einem Umsatz von 670 Mio. EUR (Geschäftsjahr 2023/2024) zu den Top 5 der deutschen Pauschalreiseveranstalter. Seit 2005 arbeitet das Unternehmen mit LifeStyle und swoox.io zusammen, um seine internen Prozesse kontinuierlich zu optimieren – mit besonderem Fokus auf Effizienz, Skalierbarkeit und Servicequalität.

Bild eines Malediven Resorts von der Seite

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