Trotz technischer Reife scheitert fast jedes zweite RPA-Projekt. Laut einer Studie von EY. Warum? Nicht die Tools sind das Problem, sondern unklare Prozesse, fehlende Vorbereitung und mangelnde Anpassungsfähigkeit. Wer Automatisierung erfolgreich einsetzen möchte, muss genau hier ansetzen. Wir zeigen Ihnen sechs typische Hürden – und wie Sie sie aus dem Weg räumen, um Ihre Prozesse effizient und zukunftssicher zu automatisieren.
1. Prozesse sind nicht klar definiert
Nur klar strukturierte, wiederkehrende Abläufe eignen sich für die Automatisierung. Fehlen definierte Prozessschritte, Grenzen und Verantwortlichkeiten, entstehen Lücken, die RPA-Lösungen nicht kompensieren können. Analysieren Sie Ihre Prozesse im Vorfeld – mit Fokus auf Regelmäßigkeit, Logik und Automatisierbarkeit.
2. Unübersichtliche oder unnötige Prozessschritte
Je mehr Schleifen, Umwege und Medienbrüche in einem Prozess enthalten sind, desto anfälliger wird er für Fehler. Prüfen Sie:
- Ist jeder Schritt wirklich notwendig?
- Lässt sich die Reihenfolge optimieren?
- Können manuelle Zwischenschritte digitalisiert werden?
Automatisieren Sie keine unnötigen Prozesse – sondern optimieren Sie erst, dann automatisieren.
3. Fehlende Flexibilität in der Prozessstruktur
Prozesse sind nie statisch. Marktveränderungen, neue Kundenanforderungen oder regulatorische Vorgaben erfordern laufende Anpassungen. Automatisierte Prozesse müssen daher flexibel genug sein, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Achten Sie bei der Tool-Auswahl auf Anpassbarkeit und Skalierbarkeit.
4. Keine Erfolgsmessung nach der Einführung
Nur was gemessen wird, kann auch verbessert werden. Erfolgskennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten pro Vorgang sollten regelmäßig erhoben und analysiert werden. So erkennen Sie frühzeitig Optimierungspotenziale und stellen sicher, dass sich Ihre Automatisierung auch langfristig rechnet.
5. Sicherheitsrisiken werden unterschätzt
RPA-Bots benötigen oft privilegierten Zugriff auf sensible Systeme wie ERP oder CRM. Werden Zugangsdaten im Code gespeichert oder unzureichend geschützt, entstehen gravierende Sicherheitslücken. Nutzen Sie verschlüsselte Zugangsspeicher, rollenbasierte Zugriffsmodelle und aktives Monitoring, um sich gegen Missbrauch abzusichern.
6. Unklare Zuständigkeiten zwischen IT und Fachabteilungen
Automatisierung ist kein reines IT-Projekt. Die Verantwortung für Prozesse liegt bei den Fachabteilungen – sie kennen Abläufe, Abhängigkeiten und Ziele. Die IT übernimmt die technische Umsetzung und Beratung. Klare Rollenverteilung ist entscheidend, damit Automatisierung keine Blackbox wird.
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So bleiben Prozesse dort, wo sie hingehören: in der Verantwortung Ihrer Fachabteilung – nicht im Bottleneck der IT.
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