Sobald ein Prozess mehr als zwei Schritte hat und mehrere Personen oder Systeme beteiligt sind, wird es unübersichtlich. Wer ist gerade dran? Wo hängt der Antrag? Wurde die Rechnung schon freigegeben? Eine Workflow Engine beantwortet genau diese Fragen. Sie führt Prozesse nach einem festen Modell aus und behält dabei jeden einzelnen Vorgang im Blick.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Workflow Engine funktioniert, wo sie typischerweise eingesetzt wird und worin sie sich von einer Rules Engine unterscheidet.
Was ist eine Workflow Engine?
Eine Workflow Engine ist eine Software, die Geschäftsprozesse automatisch ausführt und steuert. Grundlage ist ein Prozessmodell, das festlegt, welche Schritte in welcher Reihenfolge passieren, wer für welchen Schritt zuständig ist und welche Systeme eingebunden werden.
Die Engine sorgt dafür, dass dieses Modell im Alltag auch eingehalten wird. Sie verteilt Aufgaben, wartet auf Rückmeldungen, ruft andere Systeme auf und dokumentiert jeden Schritt. So wird aus einer Prozessbeschreibung auf dem Papier ein Ablauf, der tatsächlich läuft.
Wie funktioniert eine Workflow Engine?
Am Anfang steht das Prozessmodell. In den meisten modernen Systemen wird es mit BPMN 2.0 erstellt, dem internationalen Standard für Prozessdiagramme. Das Modell ist dabei nicht nur Dokumentation, sondern die direkte Anleitung für die Engine.
Wird ein Prozess gestartet, etwa durch einen neuen Antrag oder eine eingehende Bestellung, legt die Workflow Engine eine eigene Prozessinstanz an. Jede Instanz läuft unabhängig. Die Engine weiß jederzeit, in welchem Schritt sich ein Vorgang befindet.
Dabei übernimmt sie vier Aufgaben:
- Aufgaben verteilen: Menschliche Schritte wie eine Freigabe landen bei der zuständigen Person oder Rolle.
- Systeme ansteuern: Die Engine ruft Schnittstellen auf, zum Beispiel zum ERP, zum CRM oder zu einem PIM wie Pimcore.
- Zeit überwachen: Fristen, Erinnerungen und Eskalationen laufen automatisch.
- Nachvollziehbar machen: Jeder Schritt wird protokolliert. Sie sehen, wer wann was getan hat.
An Verzweigungen im Prozess entscheidet die Engine anhand von Bedingungen, welcher Weg als nächstes kommt. Werden diese Entscheidungen komplex, übernimmt eine Business Rules Engine diesen Teil.
Beispiele für den Einsatz einer Workflow Engine
Mitarbeiter-Onboarding. Vertrag versenden, Zugänge anlegen, Hardware bestellen, Einführungstermin planen. Personalabteilung, IT und Führungskraft arbeiten nacheinander und teilweise parallel. Die Workflow Engine sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.
Rechnungsfreigabe. Eine Rechnung kommt rein, wird geprüft und je nach Betrag von einer oder mehreren Personen freigegeben. Bleibt eine Freigabe zu lange liegen, erinnert die Engine oder eskaliert an die Vertretung.
Bestellabwicklung. Zahlung prüfen, Lager informieren, Versand auslösen, Kunden benachrichtigen. Mehrere Systeme sind beteiligt, und die Engine hält sie im richtigen Takt.
Produktdaten pflegen. Ein neues Produkt wird in Pimcore angelegt. Die Workflow Engine stößt die Übersetzung an, holt Freigaben aus Marketing und Produktmanagement ein und gibt die Daten danach an den Onlineshop weiter.
Workflow Engine vs. Rules Engine
Beide Begriffe fallen oft im selben Atemzug, lösen aber unterschiedliche Aufgaben. Die Workflow Engine steuert den Ablauf. Die Rules Engine trifft Entscheidungen innerhalb dieses Ablaufs, zum Beispiel ob ein Antrag genehmigt oder geprüft werden muss. Wie eine Rules Engine im Detail arbeitet, lesen Sie in unserem Artikel Was ist eine Business Rules Engine?
| Workflow Engine | Rules Engine | |
| Aufgabe | Ablauf steuern | Entscheidungen treffen |
| Grundlage | Prozessmodell (BPMN) | Regelwerk (Wenn-dann-Regeln) |
| Typische Frage | Was passiert als nächstes und wer ist dran? | Welches Ergebnis gilt für diesen Fall? |
| Dauer | Stunden bis Wochen pro Vorgang | Millisekunden pro Entscheidung |
| Menschen beteiligt | Ja, oft mit Aufgaben und Freigaben | Meist nein |
| Beispiel | Urlaubsantrag von Einreichung bis Eintrag im Kalender | Prüfung, ob genug Resturlaub vorhanden ist |
Wann brauche ich was?
Eine Workflow Engine ist die richtige Wahl, wenn Ihr Prozess aus mehreren Schritten besteht, die in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen müssen, und wenn verschiedene Personen oder Systeme beteiligt sind. Der Ablauf ist klar, die Übergabepunkte sind definiert.
Eine Rules Engine passt besser, wenn die eigentliche Herausforderung die Entscheidungslogik ist und diese sich häufig ändert. Typisch sind Preisregeln, Bonitätsprüfungen oder Compliance-Vorgaben.
In der Praxis brauchen die meisten Unternehmen beides. Ein Kreditantrag läuft zum Beispiel durch einen festen Workflow: Eingang, Prüfung, Entscheidung, Benachrichtigung. Im Schritt Prüfung gibt die Workflow Engine die Daten an die Rules Engine weiter. Diese bewertet den Fall und liefert ein Ergebnis zurück, und der Workflow läuft entsprechend weiter. So bleibt der Prozess übersichtlich und die Regeln lassen sich unabhängig davon anpassen.
Die Workflow Engine in swoox.io
Seit Version 9 enthält swoox.io eine eigene Workflow Engine. Prozesse modellieren Sie visuell in BPMN 2.0 mit der BPMN-Software von swoox.io, Entscheidungsregeln verwalten Sie zentral im Rules Manager. Beides greift ineinander und lässt sich mit bestehenden Systemen verbinden. So entsteht eine Low-Code-Plattform für Prozessautomatisierung, in der Abläufe und Entscheidungen an einem Ort liegen.
Fazit
Eine Workflow Engine macht aus Prozessbeschreibungen echte Abläufe. Sie verteilt Aufgaben, verbindet Systeme und zeigt jederzeit, wo ein Vorgang steht. Wer zusätzlich viele oder häufig wechselnde Entscheidungen im Prozess hat, kombiniert sie mit einer Rules Engine. Welche Prozesse sich dafür eignen und wie Sie starten, zeigt unser Ratgeber zum Thema Prozesse automatisieren.
Häufige Fragen zur Workflow Engine
Was macht eine Workflow Engine?
Sie führt Geschäftsprozesse nach einem Prozessmodell aus. Sie verteilt Aufgaben, ruft andere Systeme auf, überwacht Fristen und protokolliert jeden Schritt.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Engine und Rules Engine?
Die Workflow Engine steuert den Ablauf eines Prozesses. Die Rules Engine trifft einzelne Entscheidungen innerhalb dieses Ablaufs anhand von Regeln.
Was hat BPMN mit einer Workflow Engine zu tun?
BPMN 2.0 ist der Standard, in dem Prozesse modelliert werden. Viele Workflow Engines können BPMN-Modelle direkt ausführen.
Brauche ich Programmierkenntnisse für eine Workflow Engine?
Nicht unbedingt. Low-Code-Plattformen wie swoox.io erlauben es, Prozesse grafisch zu modellieren und anzupassen.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach und flexibel Prozessautomatisierung mit swoox.io funktioniert.
Oder Sie probieren es gleich selbst aus.
