Rechnungsprüfung automatisieren - die KI prüft vor, Sie geben frei

Eingangsrechnungen kommen per Mail, als PDF oder auf Papier und jede will erfasst, geprüft und der richtigen Person vorgelegt werden. Das kostet Zeit, Skontofristen verstreichen, und beim Monatsabschluss weiß niemand sicher, welche Verbindlichkeiten schon genehmigt sind - bis die eine Rechnung auftaucht, die seit drei Wochen in einem Urlaubs-Postfach liegt.

Mit KI ließe sich vieles davon automatisieren, aber genau hier zögern viele zu Recht: Was, wenn das Modell einen Betrag falsch liest? Wer haftet, wenn eine Zahlung auf Basis einer KI-Einschätzung herausgeht? KI-Agenten scheitern selten am Modell. Sie scheitern daran, dass niemand sagen kann, was der Agent im Zweifel tun darf, wer eingreift, wenn er falsch liegt, und was hinterher nachweisbar ist.

swoox.io macht die automatisierte Rechnungsverarbeitung zum kontrollierten Prozess: Ihre Eingangsrechnungen werden automatisch entgegengenommen, ein KI-Agent übernimmt die Vorarbeit – Rechnungsdaten auslesen und auf Stimmigkeit prüfen: Passen Beträge, Steuersätze und Lieferant zu dem, was in Ihren Systemen hinterlegt ist? Auffälligkeiten werden markiert, das aufbereitete Ergebnis geht als Aufgabe an die zuständige Rolle; nach der Entscheidung übergibt der Prozess die Daten strukturiert an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP.

Technisch läuft das als BPMN-2.0-Prozess, den Sie im Low-Code-Editor selbst anpassen. Der KI-Anteil steckt in einem Agent-Task mit klar definiertem Auftrag; welche Systeme und Werkzeuge der Agent nutzen darf, legen Sie fest. Als Modell können Sie ChatGPT, Claude oder Llama einbinden, ohne sich an einen KI-Anbieter zu binden. Wechselt der Markt oder Ihre Datenschutz-Anforderung, wechseln Sie das Modell - Ihr Prozess bleibt.

Jeder Prozessschritt wird protokolliert und ist nachvollziehbar. Diese Architektur - Plattform als Rahmen, Prozess als Pfad, kontrollierte Agenten-Schleife - entspricht dem Ansatz, den Forschende des Fraunhofer FIT für den verantwortungsvollen Einsatz von KI-Agenten in Geschäftsprozessen beschreiben.