Wie Du Deine Shopify Orders in einem Google Sheets automatisiert integrierst und aktualisierst

Eine effiziente Verwaltung von Bestellinformationen und ihre schnelle Aktualisierung sind von entscheidender Bedeutung für Shopify-Unternehmen. Viele Shop-Betreiber nutzen dafür Google Sheets-Tabellen, um Bestelldaten übersichtlich darzustellen. Der Vorteil: Alle wichtigen Informationen sind für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und können problemlos zwischen Teammitgliedern ausgetauscht und bearbeitet werden. Leider werden diese Informationen oftmals manuell in die Tabellen eingetragen, was viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt. Das Problem: Die Bestellinformationen sind meist schon veraltet, sobald sie einmal manuell eingefügt wurden.

In diesem How-To-Artikel werden wir eine Lösung vorstellen, wie Du mithilfe von unserem Automatisierungstool swoox.io Workflows automatisieren kannst. Wir werden Dir Schritt für Schritt zeigen, wie Du mit swoox.io Deine Shopify-Bestellungen automatisch in Google Sheets importieren und diese Tabellen automatisch aktualisieren kannst. Auf diese Weise kannst Du stets mit aktuellen Bestelldaten arbeiten und Zeit sowie Arbeit sparen.

Was Du beachten solltest

Bevor Du in swoox.io loslegst, solltest Du sowohl für Shopify als auch für Google Sheets Deinen API-Token bereithalten. Falls Du nicht weißt, wie Du an Deine Tokens herankommst oder Du generell Fragen zum Umgang mit den APIs hast, haben wir Dir hier die Anleitung von Shopify und die Anleitung von Google Sheets herausgesucht. Sobald Du Deine API-Tokens hast, kannst Du auch direkt starten!

In 5 Schritten zu Deinem Workflow

1. Starte einen Workflow im swoox.io Workflow Manager
2. Füge Deinem Workflow den ersten Task hinzu: die Verknüpfung Deines Shopify-Accounts mit swoox.io
3. Füge Deinem Workflow den zweiten Task hinzu: die Anbindung Deiner Google Tabelle an swoox.io
4. Verbinde die beiden Tasks über das Hinzufügen einer Variable
5. Schließe Deinen Workflow ab und erhalte eine Google Tabelle, mit allen wichtigen und aktuellen Informationen zu Deinen Shopify Orders

1. Starte einen Workflow

Ein Workflow ist die Abfolge von einzelnen Tasks mit einem Start- und Endpunkt. In swoox.io erstellst Du einen Workflow wie folgt:

• Öffne die swoox.io-Applikation und melde Dich an.
• Wähle im Reiter unter dem Punkt „Workflow“ den „Workflow Manager“.

• Klicke im Workflow Manager auf , um einen neuen Workflow zu erstellen.
• Gib dem Workflow unter „Name“ einen Namen, wähle eine Kategorie unter „Category“ aus und speichere diese Einstellungen.

2. Füge Deinem Workflow den ersten Task hinzu: die Verknüpfung deines Shopify-Accounts mit swoox.io

Nachdem Du den Workflow angelegt hast, siehst Du die grafische Darstellung des Startpunktes. Als nächstes fügst Du dem Workflow den ersten Task hinzu, indem Du den Task-Typ festlegst. Es stehen verschiedene Task-Typen zur Verfügung, darunter solche für das Versenden von E-Mails oder das Erstellen von PDF-Dateien. In diesem Fall handelt es sich um einen Service Task, der eine Anbindung an Deinen Shopify-Account herstellen soll.

Erstelle einen Service Task

• Klicke auf den Startpunkt , um den Workflow zu starten.
• Wähle das abgerundete Rechteck „Append Task“, um dem Workflow einen Task anzuhängen und so den ersten Schritt des Workflows einzurichten.
• Wähle nun in dem erstellten Rechteck das Symbol mit dem Schraubenschlüssel und anschließend aus.

Konfiguriere den Service Task

Bei der Konfiguration eines Tasks geht es darum, dem Task einen Titel zu geben und ihm einen Modultypen zuzuweisen. In diesem Anwendungsbeispiel ist unser Modultyp für diesen Service Task „Task REST API“, da wir mit diesem Task die Schnittstelle zu Deinen Shopify Bestellungen erstellen möchten. Hierzu gehst Du wie folgt vor:

• Gib dem Task einen Titel.
• Wähle den Module Type „Task REST API“ aus.
• Klicke auf  .

Erstelle den Rest Request

Ein Rest Request wird genutzt, um Daten von einer API, also einer Schnittstelle, abzurufen. In unserem Beispiel möchten wir Informationen zu Deinen Shopify-Bestellungen mittels des Rest Requests abfragen. Gehe hierbei wie folgt vor:

• Gib dem Rest Request unter „Name“ einen Namen.
• Erstelle einen neuen Request Header.
• Klicke auf das bei dem untenstehenden Header.
• Wähle innerhalb des neuen Request Headers den Key „Authorization“ und fülle den Value mit „Bearer [DEIN TOKEN]“ aus.
• Fülle die Request URL mit "https://8911c2.myshopify.com/admin/api/202304/orders.json?status=any" und wähle „Get“ im Feld Request Method aus.
• Generiere das Schema mit Klick auf  im Feld Response Schema.
• Füge folgendes JSON Array in JSON Response ein und klicke auf , um es für die folgenden Schritte zu konvertieren.
• Klicke auf , um die Generierung des Schemas abzuschließen.

Stelle einen Dry Run des Rest Requests ein

Der Dry Run simuliert den tatsächlichen Durchlauf des Workflows. So kannst Du mit dem Dry Run testen, ob der Workflow so funktioniert, wie Du es Dir wünscht. Wenn Du mit dem Ergebnis des Dry Runs nicht zufrieden bist, kannst Du noch Änderungen an den Einstellungen des Workflows vornehmen und ihn mithilfe des Dry Runs so lang testen, bis der Workflow Deinen Anforderungen entspricht. So kannst Du frühzeitig Unstimmigkeiten erkennen und sie beheben, bevor Du den eigentlichen Workflow startest. So stellst Du den Dry Run ein:

• Wechsle von dem Segment “Production” auf “Dry Run”.

• Klicke auf das bei dem untenstehenden Header und erstelle so einen neuen Request Header.
• Wähle innerhalb des neuen Request Headers den Key „Authorization“ und fülle den Value mit „Bearer [DEIN TOKEN]“ aus.
• Fülle die Request URL mit "https://8911c2.myshopify.com/admin/api/202304/orders.json?status=any" und wähle „Get“ im Feld “Request Method” aus.
• Speichere den Rest Request mit Klick auf und schließe das Fenster.
• Speichere nun den gesamten Task unter „Task Configuration“, klicke danach auf , speichere dann erneut unter „Task In/Out Configuration“ und schließe das Fenster.

Hinweis: Die Variable im Feld response-200 beinhaltet die Antwort von Shopify mit allen Bestellungen und kann in weiteren Tasks als Input verwendet werden. In unserem Fall verwenden wir diese, um unsere Produkt Beschreibung zu aktualisieren.

3. Füge Deinem Workflow den zweiten Task hinzu: die Anbindung Deiner Google Tabelle an swoox.io

• Klicke auf die Darstellung des eben erstellten Service Tasks im Workflow:

• Wähle das abgerundete Rechteck „Append Task“.
• Wähle nun in dem erstellten Rechteck das Symbol mit dem Schraubenschlüssel und anschließend den aus.

Konfiguriere den Service Task

In diesem Anwendungsbeispiel ist unser Modultyp für diesen Service Task „Task REST API“, da wir mit diesem Task eine Schnittstelle zu Deinen Google Tabellen erstellen möchten. Hierzu gehst Du wie folgt vor:

• Gib dem Task einen Titel.
• Wähle den Module Type „Task REST API“ aus.
• Klicke auf  .

Erstelle den Rest Request

Der Rest Request wird verwendet, um Informationen von einer API, also einer Schnittstelle, abzurufen. In unserem Beispiel sollen durch den Rest Requests Informationen zu Deinen Shopify-Bestellungen anfordert werden. Gehe hierbei wie folgt vor:

• Gib dem Rest Request unter „Name“ einen Namen.
• Erstelle einen neuen Request Header.
• Klicke auf das bei dem untenstehenden Header.
• Wähle innerhalb des neuen Request Headers den Key „Authorization“ und fülle den Value mit „Bearer [DEIN TOKEN]“ aus.
• Fülle die Request URL mit „https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/[YOUR SHEETID]/values/Tabellenblatt1!A2:G100?valueInputOption=RAW“ und wähle „Put“ im Feld Request Method aus.
• Füge in das Feld “Request Body” folgenden JSON Array ein:

• Generiere das Schema mit Klick auf  im Feld Response Schema.
• Füge folgendes JSON Array in JSON Response ein und klicke auf , um es für die folgenden Schritte zu konvertieren:

        { "type": "object", "properties": {

        "spreadsheetId": {

        "type": "string"

         },

         "updatedRange": {

         "type": "string"

         },

         "updatedRows": {

         "type": "int"

         },

         "updatedColumns": {

         "type": "int"

         },

         "updatedCells": {

         "type": "int"

         } } }

• Klicke auf , um die Generierung des Schemas abzuschließen.
• Speichere den Rest Request unter und schließe das Fenster.
• Speichere den Task unter in der Leiste "Task Configuration".
• Speichere den Workflow unter .

4. Verbinde beide Tasks über das Hinzufügen einer Variable

• Wechsle nun im Reiter unter “Workflows” von “Workflow Manager” zu “Library” und dort zu “Variables Manager”:

• Klicke anschließend auf .
• Gib der Variable unter “Name” einen Namen und unter “Short Name” ein Kürzel.
• Wähle eine Kategorie unter “Category” und den Typ “Task Input Value” unter “Variable Type”.
• Nun öffnet sich das Feld “Input Value Schema”.
• Füge hier folgenden JSON Array aus dieser txt-Datei ein:
  
  JSON Array - txt-Datei

• Speichere die Variable unter .
• Gehe im Reiter "Workflows" auf "Workflow Manager":

• Wähle deinen Workflow über an.

Einfügen einer Schleife/Loop

Das Hinzufügen einer Schleife ermöglicht das wiederholende Durchlaufen und Aktualisieren der Tabelle sowie der Bestellinformationen. So fügst Du eine Schleife hinzu:

• Wähle den letzten Service Task in der Workflow-Darstellung an:

• Bearbeite den Rest-Request durch Klick auf in der Seitenleiste "Task Configuration".
• Klicke im Feld “Request Body” im eingefügten JSON Array zwischen die beiden eckigen Klammern nach “values”.
• Füge dort einen Loop hinzu, indem du unter dem Reiterpunkt “Swoox” “Twig Functions ” anwählst und anschließend “Loop” auswählst:

• Klicke nun im Feld "Loop Element" auf.
• Wähle im Feld “Variable” deine eben erstellte Variable aus.
• Wähle im Feld “Select property for ‘Variable’” “XYZ.orders” aus.

• Speichere unter .
• Füge in das Feld “Loop Template” folgendes ein:

• Klicke zwischen die ersten beiden Anführungszeichen.
• Wähle nun im Reiter “Loop” auf “Insert Item”:

• Wähle im Feld “Loop Value” die Information aus, die von der Shopify Order in den Loop geschrieben werden soll.

• Speichere den Loop unter .
• Füge auch zwischen den weiteren Anführungszeichen Items ein. Falls du weitere Informationen Deiner Bestellungen benötigst, füge einfach weitere Anführungszeichen hinzu. Falls du weniger als die gegebenen Anführungszeichen benötigst, entferne einfach die Anführungszeichen, die du nicht benötigst.
• Speichere den Twig Loop unter .

Stelle einen Dry Run des Rest Requests ein

Der Dry Run simuliert den tatsächlichen Durchlauf des Workflows. So kannst Du mit dem Dry Run testen, ob Dein Workflow so funktioniert, wie Du es Dir wünscht. Wenn DU mit dem Ergebnis des Dry Runs nicht zufrieden bist, kannst Du noch Änderungen an den Einstellungen Deines Workflows vornehmen und ihn mithilfe des Dry Runs so lang testen, bis er Deinen Wünschen entspricht. So kannst Du früh Unstimmigkeiten finden und sie ausbessern, bevor Du den eigentlichen Workflow startest. So stellst Du den Dry Run ein:

• Wechsle von dem Segment “Production” auf “Dry Run”:

• Klicke auf das bei dem untenstehenden Header und erstelle so einen neuen Request Header.
• Wähle innerhalb des neuen Request Headers den Key „Authorization“ und fülle den Value mit „Bearer [DEIN TOKEN]“ aus.
• Fülle die Request URL mit "https://sheets.googleapis.com/v4/spreadsheets/[YOURSHEET ID]/values/Tabellenblatt1!A2:G100?valueInputOption=RAW" und wähle „Put“ im Feld “Request Method” aus.
• Speichere den Rest Request mit Klick auf  und schließe das Fenster.
• Speichere nun den gesamten Task unter „Task Configuration“, klicke danach auf , speichere dann erneut unter „Task In/Out Configuration“ und schließe das Fenster.

5. Schließe Deinen Workflow ab

Der Endpunkt schließt den Workflow ab. So setzt Du den Endpunkt Deines Workflows:

• Klicke auf die Darstellung des eben erstellten Service Tasks im Workflow:

• Wähle den Kreis “Append EndEvent”, um den Endpunkt des Workflows festzulegen.
• Speichere nun den Workflow über .

Teste Deinen Workflow

Nachdem Du Deinen Workflow erfolgreich abgeschlossen hast, kannst Du ihn nun mithilfe des Dry Runs mit Klick auf testen. Als Resultat sollte sich Deine Google Tabelle mit den Informationen Deiner Shopify-Order aktualisiert haben.

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